INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DATI PERSONALI CLIENTI/FORNITORI
Ai sensi dell’art 13 del Regolamento 679/2016 sulla protezione dei Dati Personali

Gentile Fornitore,
FORMATER (nel seguito la “L’Associazione” o “Il Titolare”), in qualità di titolare del trattamento desidera informarVi, ai sensi degli artt.13 e 14 del Regolamento Europeo 679/2016 relativo alla protezione dei dati personali (“Regolamento“) di quanto segue.

1. Tipologia di dati personali
I dati da Voi trasmessi in relazione al Vostro personale addetto alla esecuzione e gestione dei contratti con l’Associazione, tra cui:

• nome, cognome,
• dati di contatto,
• indirizzi e-mail,
• qualifiche professionali ove rilevanti,
• certificati di idoneità professionali,
• eventuali dati relativi alle paghe e ai contributi versati e alla regolarità contributiva nei confronti del personale da Voi impiegato per la prestazione dei servizi presso l’Associazione,

quando tali dati sono necessari per condurre verifiche circa il rispetto delle norme a tutela dei lavoratori inserite nei contratti di appalto, da Voi direttamente forniti, saranno trattati dall’Associazione, conformemente al Regolamento e alla normativa nazionale compresi eventuali provvedimenti emanati dall’Autorità di Controllo ove applicabile. In caso di fornitori persone fisiche, oltre i dati evidenziati sopra, potranno essere trattati anche i dati relativi a fatturazione e pagamenti (inclusi la P.Iva e il Codice Fiscale), dati bancari, iscrizione ad albi o registri, dati di carattere economico-finanziario (ad esempio il bilancio).

2. Finalità del trattamento
Il trattamento dei dati degli Interessati è effettuato dall’Associazione nello svolgimento delle sue attività economiche e commerciali per finalità connesse all’eventuale selezione, instaurazione, gestione ed esecuzione del rapporto contrattuale (ivi incluso la gestione del rapporto pre-contrattuale). In particolare, i dati saranno trattati per l’assolvimento di obblighi di legge (es. obblighi fiscali e contabili, obblighi derivanti dalla disciplina dei contratti di appalto e di igiene e sicurezza sul lavoro); per l’apertura dell’anagrafica fornitori; la gestione amministrativa dei contratti, ivi inclusa la gestione dei pagamenti e delle fatture; obblighi finalizzati alla fornitura di beni di servizi, nonché la gestione dell’eventuale contenzioso, l’esecuzione di controlli interni (sicurezza, produttività, qualità dei servizi, integrità patrimoniali), la certificazione. I dati degli Interessati potranno inoltre essere trattati per attività periodiche di valutazione della sussistenza dei requisiti etici e giuridici stabiliti dall’Associazione nel proprio Codice Etico e nell’ambito di audit, anche presso la Vostra sede, di qualità, processo, prodotto o sostenibilità. Per le finalità sopra indicate non è necessario acquisire un consenso specifico in quanto l’Associazione può avvalersi degli esoneri di cui agli artt. 6.1 b), 6.1 c) del Regolamento.
In caso di fornitori persone fisiche, per il trattamento dei dati di carattere economico-finanziario, come le informazioni commerciali ed il bilancio, l’Associazione si avvale dell’esonero della lettera 6.1 f) (legittimo interesse dell’Associazione a verificare la solidità economico-finanziaria dei propri partner commerciali).

3. Natura del conferimento e modalità del trattamento
Il conferimento dei dati degli Interessati è necessario e, in mancanza, non sarà possibile instaurare alcuna relazione commerciale, eseguire correttamente obbligazioni pre-contrattuali e contrattuali o, ove già instaurata una relazione contrattuale, adempiere agli obblighi e impegni che ne derivano.
I dati degli Interessati saranno trattati dall’Associazione e dal suo personale autorizzato, con sistemi elettronici e manuali secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e tutelando la riservatezza del soggetto cui i dati si riferiscono tramite misure di sicurezza tecniche ed organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato (ad esempio impedendo l’accesso a soggetti non autorizzati salvo i casi obbligatori per legge, o la capacità di ripristinare l’accesso ai dati in caso di incidenti fisici o tecnici).

4. Conservazione dei dati
I dati saranno conservati nel rispetto della normativa applicabile per la protezione dei dati personali per tutto il periodo di tempo necessario per adempiere alle finalità sopra indicate. In particolare i dati saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale ed anche dopo la cessazione dello stesso in ottemperanza agli obblighi civilistici e fiscali (ad esempio obbligo civilistico di conservare le fatture e la documentazione dell’Associazione per almeno 10 anni). I dati acquisiti durante il processo di selezione, qualora non sorgesse un rapporto contrattuale successivo con l’Associazione, saranno conservati per un periodo pari a 5 anni dall’acquisizione degli stessi.

5. Comunicazione, diffusione e trasferimento dei dati
Fermo restando le comunicazioni eseguite in adempimento degli obblighi di legge e contrattuali, i dati potranno essere comunicati a consulenti fiscali o legali, collaboratori dell’Associazione, istituti di credito, enti e amministrazioni pubbliche ove ciò sia necessario, nonché a soggetti legittimati per legge a ricevere tali informazioni, autorità giudiziarie italiane e straniere e altre pubbliche autorità, per le finalità connesse all’adempimento di obblighi legali, o per l’espletamento delle obbligazioni assunte e scaturenti dalla relazione contrattuale, compreso per esigenza di difesa in giudizio. Tali soggetti operano in qualità di autonomi titolari del trattamento.
I dati di contatto potrebbero essere comunicati per esigenze del tutto occasionali a ulteriori fornitori dell’Associazione, ad esempio qualora debbano collaborare con tali soggetti ai fini dell’esecuzione di obblighi contrattuali. L’Associazione si avvale anche di soggetti terzi per la prestazione di alcuni servizi che comportano il trattamento dei dati personali tra cui ad esempio i fornitori dei servizi di archiviazione sostitutiva oppure di servizi di audit di qualità, processo e prodotto. Tali soggetti operano in qualità di responsabili del trattamento, sulla base di istruzioni specifiche e adeguate in termini di modalità di trattamento e misure di sicurezza indicate in apposita documentazione contrattuale. La lista completa e aggiornata dei soggetti che trattano i dati personali in qualità di responsabili del trattamento è disponibile su richiesta presso l’Associazione ai contatti sotto indicati.

6. Diritti degli interessati
Gli Interessati potranno esercitare, in relazione al trattamento dei dati ivi descritto, i diritti previsti dal Regolamento (artt. 15-21), ivi inclusi:

• ricevere conferma dell’esistenza dei suoi dati personali e accedere al loro contenuto (diritti di accesso);
• aggiornare, modificare e/o correggere i suoi dati personali (diritto di rettifica);
• chiederne la cancellazione o la limitazione del trattamento dei dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all’oblio e diritto alla limitazione);
• salvo ove il trattamento sia previsto in adempimento di un obbligo di legge, opporsi al trattamento, nei casi previsti dal Regolamento (diritto di opposizione);

• revocare il consenso, ove prestato, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
• ricevere copia dei dati in formato elettronico che lo riguardano resi nel contesto del contratto e chiedere che tali dati siano trasmessi ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati).

Per far valere i Suoi diritti e per la richiesta di informazioni, il soggetto interessato può scrivere a privacy@formater.it
Gli Interessati potranno inoltre proporre reclamo all’Autorità di controllo in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali.

7. Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento
Titolare del trattamento dei dati personali è FORMATER con sede legale in Vercelli – Via Duchessa Jolanda 26, telefono 0161.213077, nella persona del suo Legale Rappresentante, Sig. Camillo Bordonaro.

Il Titolare del trattamento dati personali invita i suoi Fornitori a rendere edotti gli Interessati (es. amministratori, dipendenti e collaboratori dei cui dati l’Associazione venga in possesso ai fini dell’esecuzione del contratto) circa il contenuto della presente Informativa.

Il Titolare del Trattamento Dati Personali